Hibrit Dijital Çalışma Alanı Oluşturma: Temel Adımlar

Dijital İşyeri Nasıl Kurulur?

Dijital çalışma alanı yeni bir normdur. Pandemi bunu gerçekleştirdi; şirketler evden çalışmanın bir iş modeli olarak uygulanabilir olduğunu fark etti. Sonuç olarak, 2022’de işgücünün %25’i evden çalışacak ve yaklaşık %45’i hibrit bir programla çalışacak.

Peki dijital iş yeri nasıl kurulur? Göz önünde bulundurmanız gereken birkaç önemli faktör vardır ve size yardımcı olacak adımları göstereceğiz.

Dijital çalışma alanı nedir?

Dijital merkez yeni bir terimdir. İnsanların işi uzaktan yürüttüğü bir çalışma ortamını ifade eder. Ancak yine de büyük bir gayrimenkul gereksinimi olmayan fiziksel bir alandır.

Günümüzün üç çalışma modeli; ofis merkezli tasarım, sanal ofis tasarımı ve hibrit tasarımdır. Yaratmak istediğiniz dijital çalışma alanı, yüksek performans ile yorgunluk arasında dengeyi desteklediği için bir melezdir. Ofis işleri ulaşım gerektirir. Sanal çalışma çoğu zaman çok sayıda toplantıya ve kaybolma hissine neden olur. 7Slots Nun kolaylaştırdığı gibi hibrit bir modeli benimsemek, uzaktan çalışma kurulumlarında esneklik ve verimlilik sağlar.

Dijital Çalışma Alanı Oluştururken Dikkat Edilmesi Gereken Faktörler

Pandemi başladığından beri birçok işveren modellerini ofis merkezliden hibrit modele kaydırdı. Araştırmalar bu işverenlerin başarı oranının %83 olduğunu, çalışanların ise %71 oranında mutlu ve başarılı olduğunu gösteriyor.

1. İşbirlikçi Çözümler

İnsanlar evden çalışmaya başladıklarında, sanal olarak da olsa hâlâ ofiste yaptıkları gibi toplantılar planlayıp düzenliyorlardı. Böyle bir uygulama, yorgunluğa neden olacağından vazgeçmeniz gereken bir şeydir.

Sanal işbirliği kasıtlı olmalıdır. Mümkünse durum gerektirdiğinden kişiler birbirleriyle görüntülü görüşme yapmalıdır. Ancak yöneticilerin bu toplantılarda insanlara ayıracakları zamanı da azaltmaları gerekiyor çünkü bu toplantılar verimli olmuyor.

Ayrıca bunları bağımsız kılmak için self-servis araçlar da sağlamalısınız. Bu araçları bilet oluşturmak, verilere erişmek, çalışmalarını yüklemek ve daha birçok şey için kullanabilirler. Bu onlara güç verir ve güçlenmek onları üretken kılar.

2. Bulut Altyapısını Kullanın

Yapmak isteyeceğiniz şeylerden biri sunucularınızı koyacağınız bir ofis kurmaktır. Tüm veriler orada olmalıdır ve çalışanlarınız ihtiyaç duydukları yazılım programlarına erişebilecektir.

Bulut altyapısı şirketinizle ilgili her şeyi birleştirir. Örneğin artık çalışanlarınızı tek bir platformda çalışacak şekilde bu sistemlere taşıyabilirsiniz. Tek bir veri havuzunuz varsa işleri yönetmek daha kolay olacaktır; yalnızca bir yedeğiniz olduğundan emin olun.

Eğer bunu şimdilik kuramıyorsanız, her zaman size bu seviyede BT altyapısı konusunda yardımcı olabilecek firmaların hizmetlerini alabilirsiniz. Bunun mükemmel bir örneği Google Suite’tir. Çalışanların işbirliği yapmak için kullanabileceği birçok araç vardır.

3. Güvenlik Araçları

Artık çalışanlarınız bilgisayarlarını ve dizüstü bilgisayarlarını kullandığına göre kendinizi güvenlik açıklarına açıyorsunuz. Virüsler ve kötü amaçlı yazılımlar sistemlerimize sızabilir. Bu nedenle güvenlik uygulamalarını uygulamaya koymanız gerekir. Bir bulut servis sağlayıcısı kullanıyorsanız güvenlik büyük bir sorun olmamalıdır. Örneğin Microsoft ve Google yüksek güvenlik düzeylerine sahiptir.

Elbette dışarıdan temin ettiğiniz araçlar veya firmalardan kiraladığınız araçlar vardır. Güvenlik sistemlerini ayarlamanıza ve geliştirmenize olanak tanıyanları seçin; bu konuların sorumluluğunu üstlenecek şirket içi bir BT Güvenliği uzmanını işe almalısınız.

4. İnsan Kaynakları Uygulamaları

Araştırmalar, çalışanların neredeyse motive olmalarına yardımcı olacak şeyler istediklerini gösteriyor. Üretkenlik ve kişisel zaman arasında karar vermelerini sağladığı için özerkliğe ihtiyaçları var. Ayrıca kariyerleri için desteğe ve aidiyet duygusuna ihtiyaçları var.

Bu ihtiyaçları karşılamak için süreçler ve standartlar üzerinde çalışacak bir insan kaynakları departmanına ihtiyacınız var. İK’nın rolü, çalışanlarınıza rehberlik etmeye yardımcı olacak kurallar ve politikalar oluşturmaktır. Ayrıca sanal çalışanların talepleriyle ilgili mevcut eğilimleri de analiz edecekler. Bunun da ötesinde, İK ekibinin iş uygulamalarını, terfi sistemlerini, kariyer ödüllerini, ödülleri ve tanınmayı tasarlaması gerekiyor.

5. Esnek Entegrasyonlar

Seçtiğiniz araçların diğer yazılım programlarıyla entegre olabilecek kadar esnek olması gerekir. Özellikle teknoloji sektöründeyseniz bu çok önemlidir. Teknoloji hızla ilerlemektedir. Zaman zaman yeni trendler ve süreçler ortaya çıkıyor. Mevcut sistemleriniz entegrasyona yer vermezse geride kalırsınız. Örneğin e-Ticaret sektöründe çalıştığınızı varsayalım. Bu durumda pazarlama, baskı, lojistik ve çok daha fazlası gibi diğer sistemlerle entegre olmak için bir yazılım sistemi kullanmanız gerekir. 

Hibrit Dijital Çalışma Alanına Geçiş

Uzaktan çalışma, geleneksel ofis kurulumundan çok daha karmaşıktır. Uzak mesafe ve altyapı teknolojisi bunların uygulanmasını zorlaştıran unsurlardır. Yine de üzerinde çalışmaya başlamanız faydalı olacaktır. Şirketiniz yavaş yavaş hibrit bir dijital çalışma alanı olarak denge durumuna ulaşacak.